Die Getting things Done-Methode: Wie Sie effizient und belastungsfrei arbeiten können

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Sicher kennen Sie dieses Problem: Sie haben eine wichtige Aufgabe vor sich, kennen allerdings nur das Ziel, nicht aber wie sie dort hingelangen. Zusätzlich müssen Sie noch zum Einkauf, versuchen im Kopf die Liste immer wieder zu rekapitulieren, als Ihnen plötzlich einfällt, dass Sie ja morgen noch einen wichtigen Termin haben. Der Kopf ist voll. Alles schwirrt nur noch zusammenhangslos herum und Sie fühlen sich mitunter hilflos und überfordert. Spätestens wenn solche Situationen in letzter Zeit zu oft vorkommen, sollten Sie dringend das eigene System zur Selbstorganisation überdenken.

Selbstmanagement ist immer eine tolle Sache. Statt kopflos drauflos zu Arbeiten und am Ende den Überblick über die wirklich relevanten Aufgaben zu verlieren, kann das Anlegen eines Verwaltungssystems dafür sorgen, dass wir den Überblick behalten und den Kopf frei bekommen. Eine wirksame Methode, zur effizienten Aufgabenverwaltung bietet die von David Allen entwickelte Getting things Done-Methode.

Den Kopf zunächst freibekommen

Das Gehirn ist fähig, eine immense Menge an Informationen zu speichern und bei Bedarf wieder abzurufen. Grundsätzlich ideal, dennoch funktioniert unser Kopf nicht immer zuverlässig. Bestimmte Dinge verschwinden in die hinterste Ecke unseres Gedächtnisses, um dann in den ungünstigsten Momenten wieder erinnert zu werden. Zum Beispiel könnte Ihnen auf dem Weg zur Arbeit einfallen, dass Sie noch einen wichtigen Anruf tätigen müssen, sobald Sie aber das Auto verlassen, ist auch die Erinnerung verschwunden. Unser Hirn versucht die Dinge, die wir uns unbedingt merken müssen, ab und an wieder erinnern zu lassen. Das passiert immer dann, wenn es assoziative Verknüpfungen mit der derzeitigen Situation gibt. Daher ist es sinnvoll, wichtige Informationen aus dem Kopf in ein externes System zu befördern.

Ein zuverlässiges System

Dieses System sollte immer verfügbar, logisch und verlässlich sein. Zum Beispiel können Sie einen Kalender über Google oder andere Cloud-Dienste nutzen, um immer und überall Zugriff auf Ihr System zu haben. Natürlich tut es auch ein nicht-digitaler Organizer oder Terminkalender. Wichtig ist es, sodass Sie Ihren Arbeitsplatz so einrichten, dass Sie während Ihrer Arbeit alles zur Hand haben. Hilfreich können auch Hängeregister, Ordner, Schreibtisch-Organizer und ein Vorrat an Etiketten oder Trennblättern sein. Dann kann es auch schon losgehen mit der ersten Phase der GTD-Methode!

Alles in die “Inbox”

Erfassen Sie zunächst alles, was in Ihrem Kopf umherschwirrt. Alle Gedanken, Ideen, Inspirationen oder zu erledigende Dinge. Die Gedanken teilen Sie danach zum Beispiel in “Einfälle” und “Aufgaben”. Geistesblitze und besondere Einfälle können später zur Lösung bestimmter Probleme oder Aufgaben führen, auch wenn sie erstmal nur lose und unvollständig sind. Am besten schreiben Sie alles auf, was Sie noch  erledigen möchten (Einen neuen Wischmopp kaufen, Treffen im Hunde-Park, oder eine Anmeldung im Fitnessstudio)  Wichtig ist nur, dass Sie alles in das externe System überführen, um so Ihren mentalen Speicher, oder auch das Arbeitsgedächtnis frei zu bekommen. Denn nur so, haben Sie genügend Kapazitäten, um weiterhin produktiv zu sein und den nächsten Schritt anzugehen.

Keine Prioritätenliste

Wenn Sie Ihre Listen schreiben, wird nicht nach Priortäten geordnet, sondern eher nach Themen und Kategorien: Telefongespräche, die erledigt werden müssen, Einkaufslisten, Unternehmungslisten, E-Mails, Termine usw. Dabei ist es wichtig, dass Dinge, die nur 2 Minuten in Anspruch nehmen, sofort erledigt werden können. Wenn erstmal alles aus dem Kopf herausgeholt wurde, was diesen zunehmend “verstopf” und blockiert hatte, können Sie anfangen wichtige Projekte  zu planen und durchzuführen. Alles andere sollte in Eingangskörbe gesammelt werden, z.B einen Ablagekorb für die Zettel und einen digitalen Ablagekorb (zum Beispiel in Evernote).

Durcharbeiten und Organisieren

Arbeiten Sie Ihre Eingangskörbe regelmäßig durch und ordnen Sie neue Dinge hinzu, am besten, ohne etwas in den Korb zurückzulegen. Stellen Sie sich stets die Frage, um was es sich handelt, was Sie unternehmen können und wie der nächste Schritt aussieht. Alle Termine tragen Sie in Ihren Kalender ein. Auch To-Do-Listen sollten angelegt werden. Zunächst kann die Unterscheidung zwischen “Muss ich noch diesen Tag erledigen” und “Diesen Monat zu erledigen” sinnvoll sein, um einen Überblick zu behalten. Alle Dinge, die unsere Zeit in Anspruch nehmen, werden in der GTD-Methode wie Projekte behandelt. Es braucht Planung und Durchführung in mehr als zwei Schritten, einen Einkauf zu erledigen, oder eine Hausarbeit zu schreiben.

Durchsicht

Im Laufe des Tages legen Sie fest, wie die nächsten Schritte aussehen werden. Alles wird genau im Kalender protokolliert. Dieser sollte jeden Tag und zusätzlich einmal am Ende der Woche durchgesehen werden. Die Wochendurchsicht sorgt dafür, dass Sie Ihre Eingangskörbe leeren, erledigte Termine prüfen, erfolgreich abgeschlossene Tätigkeiten aus dem System nehmen und neue Ziele und Projekte einspeisen.Überlegen Sie, welche Aufgaben und Projekte noch auf die Tages oder Monats-To-Do listen kommen, oder welche Aufgaben eventuell von der Liste gestrichen werden können, weil sie irrelevant geworden sind.

Handeln

Nun geht es los! Erledigen Sie die Dinge, die Sie als den ersten Schritt geplant haben. Sind Sie im Büro, bieten sich die Listen aus “Telefonate” an. Suchen Sie immer die Aufgabe raus, die in Ihr momentanes Zeitpensum und den Kontext passt. Hier kann ein gut strukturierter Tagesplan helfen. Überlegen Sie sich, wann welche Aufgaben erledigt werden und wann Pausen eingeplant werden sollten. Berücksichtigen Sie dabei Ihre persönliche Leistungskurve.