Gutes Zeitmanagement: Schluss mit Zeitdruck!

Hast du bei der Arbeit das Gefühl, die Zeit rennt dir davon und lässt dich mit einem Stapel Papierkram zurück? Schaust du deinen Mitbeschäftigten ungläubig dabei zu, wie sie ganz entspannt ihre Tagesziele erreichen, während du langsam aber sicher von einem Berg Arbeit begraben wirst?

Zugegeben, das ist recht dramatisch ausgedrückt. Und doch: Wenn du dich hier wiedererkennst, dann ist es vielleicht an der Zeit, etwas an deiner Arbeitsmethode zu ändern. Und das Schlüsselwort hierfür fiel nun schon mehrmals. Willst du raten? Natürlich, wir sprechen über die Zeit. Genauer gesagt, über das Zeitmanagement.

Was versteht man unter Zeitmanagement?

Zeit ist eine merkwürdige Sache. Mal kriecht sie dahin, mal rast sie regelrecht davon. Und zu wenig Zeit kann besonders auf der Arbeit für richtig viel Stress sorgen. Zeitmanagement soll dir helfen, die Zeit, die dir zur Verfügung steht, möglichst effizient zu nutzen. Durch gutes Zeitmanagement kannst du deine Aufgaben also schneller und besser erledigen. So kannst du Zeitdruck reduzieren und entspannter arbeiten. Und entspanntere Arbeit bedeutet natürlich auch, entspannter in den Feierabend zu gehen. Dann hast du sogar noch reichlich Zeit für alles, was dein Leben davon abhält, nur aus Arbeit zu bestehen: Familie, Freunde, Freizeit. Gute Einteilung deiner Zeit ist also auch unentbehrlich für eine gute Work-Life-Balance.

Tipps und Methoden für gutes Zeitmanagement

Manchen Menschen scheint die Fähigkeit zum Zeitmanagement mit in die Wiege gelegt worden zu sein. Sie strukturieren ihren Tag klar und diszipliniert durch und irgendwie scheinen sie ihre To-Do-Listen immer abarbeiten zu können. Und dann.. naja, dann gibt es da noch die anderen. Wenn du dich auch eher zu den kreativen Chaoten zählst, die sich mit ihren Aufgaben gerne mal verzetteln, gibt es keinen Grund zu verzweifeln. Gutes Zeitmanagement kann man lernen. Und es gibt einige Punkte, an denen du ganz einfach ansetzen kannst:

Ablenkungen reduzieren

Ablenkungen sind tödlich für deine Produktivität. Und besonders in einer digitalisierten Welt werden sie immer mehr. Schnell noch einmal auf Facebook und Instagram das Neueste anschauen, die ein oder andere private E-Mail checken und dann kurz das Gespräch der Kollegen belauschen… so schnell geht dir wertvolle Zeit verloren.

Mache dir bewusst, was dich während der Arbeit am meisten ablenkt und schreibe dir diese Dinge auf. Betrachte diese Liste als das Gegenteil einer To-Do-Liste. So sorgst du für größere Achtsamkeit und kannst dich selbst besser stoppen, wenn du bemerkst, dass du wieder in alte, ablenkende Muster verfällst.

Den Akku wieder aufladen

Es mag erst einmal kontraproduktiv wirken, Pausen zu machen, wenn du sowieso schon unter Zeitdruck stehst. Aber kurze Pausen sind wichtig für die Konzentration. Es passieren mehr Fehler, wenn du dich zur Arbeit zwingst, obwohl du kaum noch schaffst, eine Mail in einem Zug zu lesen. Außerdem arbeitest du unkonzentriert langsamer.

Im Endeffekt kann dich das sehr viel mehr Zeit kosten als eine kleine Pause zwischendurch. Iss oder trink also ruhig etwas oder steh´ auf und bewege dich ein bisschen!

Das Pareto-Prinzip

Kommen wir jetzt von allgemeinen Tipps zu genaueren Prinzipien und Methoden. Eine davon ist die 80/20-Regel, oder das Pareto-Prinzip.

Das Pareto-Prinzip ist nach seinem Erfinder Vilfredo Pareto benannt. Es ist auch als 80/20-Regel bekannt, weil es besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Das heißt im Klartext, dass du mit 20% des Aufwands in vielen Fällen 80% der Arbeit schon erledigen kannst. Hier kommt es auf die richtige Priorisierung an.

Erstelle dir also eine Prioritätenliste, um deine Aufgaben effektiv zu erledigen. Dabei konzentrierst du dich auf die Aufgaben, die direkt relevant für das Ergebnis sind.

Die Eisenhower-Matrix

Mit der Frage nach der richtigen Priorisierung von Aufgaben beschäftigt sich auch die Eisenhower-Matrix. Sie ist nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight Eisenhower benannt, der das Prinzip sinnbildlich in einer Rede im Jahr 1954 erwähnte.

Die Matrix unterteilt Aufgaben nach den Kategorien wichtig und nicht wichtig, und dringend und nicht dringend.

Daraus ergeben sich vier Kategorien und vier empfohlene Verhaltensweisen:

• Wichtig und dringend: sofort selbst erledigen
• Wichtig, nicht dringend: fest einplanen, aber nicht sofort erledigen
• Nicht wichtig und dringend: wenn möglich delegieren
• Weder wichtig noch dringend: nicht bearbeiten

Diese Einteilung hilft dir, deine Prioritäten besser zu setzen und so keine Zeit mit den falschen Aufgaben zu verschwenden. Was genau als “dringend” oder “wichtig” zu definieren ist, musst aber weiterhin du selbst entscheiden.

Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Art, deinen Arbeitstag zu strukturieren. Francesco Cirillo begründete das Prinzip und war sich sicher: Pausen machen produktiv!

Geht man nach diesem Prinzip vor, so teilt man sich seine Arbeitszeit in Einheiten von 25 Minuten, die sogenannten Pomodori, ein. Nach jeder Einheit folgen fünf Minuten Pause. Diesen Vorgang wiederholst du viermal, dann machst du 20 bis 30 Minuten Pause. Damit hast du einen kompletten Pomodoro-Zyklus durchlaufen.

Ziel dieser Methode ist es, durch die regelmäßigen Pausen konzentrierteres Arbeiten zu ermöglichen.

Fazit

Was gutes Zeitmanagement für dich bedeutet und welche Technik Wirkung zeigt, hängt natürlich auch viel von dir persönlich und deinen Stärken und Schwächen ab. Die Methoden und Tipps können dir einen Anhaltspunkt geben, um deine Zeiteinteilung zu verbessern. Also: einfach mal ausprobieren! Welche Methode dann schlussendlich wirklich funktioniert, wird nur die Zeit zeigen…