Kalender im Büro: Meister der Alltagsplanung

Er ist wohl eines der kurzlebigsten Stücke im Büro: der Kalender. Denn im Gegensatz zu den meisten hat er ein ganz klares Verfallsdatum: Meistens nach einem Jahr wird auch der beste Kalender unbrauchbar. Trotzdem schaffen wir uns immer wieder den Nächsten an. Für die Planung und Organisation vor allem auf der Arbeit ist er eben unerlässlich.

Digitalisierte Kalender rutschen ganz von allein ins neue Jahr und ändern nur ein paar Ziffern. Klassische Kalender aus Papier müssen immer wieder erneuert werden. Lohnt sich deswegen ein analoger Kalender noch? Was für Arten von Kalendern gibt es und welcher passt zu dir? Und woher kommt eigentlich dieser Kalender? Fragen über Fragen – da fangen wir wohl am besten direkt mit der Beantwortung an!

Unser Kalender: nur einer von vielen

Der grundsätzliche Zweck des Kalenders ist es, Zeiträume zu ordnen und zusammenzufassen. Wir richten uns dabei nach dem christlichen Gregorianischen Kalender, der auf den Julianischen Kalender zurückgeht. Dieser wurde vom römischen Kaiser Julius Caesar etwa 46 vor Christus eingeführt. Der Julianische Kalender legte ein Jahr mit der Länge von 365 Tagen fest, das in 12 Monate unterteilt ist. Das kommt uns sehr bekannt vor, oder? Der Julianische Kalender beinhaltete jedoch einen Rechenfehler, der dafür sorgte, dass er alle 128 Jahre dem astronomischen Jahr einen Tag vorauslief. Mit der Zeit sorgte das für eine ordentliche Verschiebung und im 16. Jahrhundert ließ Papst Gregor XIII den Kalender mit der Hilfe der besten Astronomen seiner Zeit reformieren: Der Gregorianische Kalender war geboren.

Er ist zwar der heute weltweit geläufigste Kalender, aber bei Weitem nicht der Einzige. Der islamische Kalender etwa ist ein Mondkalender. Das bedeutet, dass die Monate am Mondzyklus gemessen werden und der neue Monat immer mit der ersten sichtbaren Mondsichel nach Neumond beginnt. Das Jahr ist dadurch kürzer als das Sonnenjahr und auch die Feiertage verschieben sich stark.

Der jüdische Kalender ist ein Mond- und Sonnenkalender. Er versucht also durch ein komplexes System das kürzere Mondjahr mit dem 365 Tage langen Sonnenjahr zu vereinen. Auch der alte chinesische Kalender ist eine Mischung aus Sonnen- und Mondkalender. Beide Jahre laufen parallel ab und das chinesische Neujahr wird zum Beginn des Mondjahres gefeiert.

Der Richtige fürs Büro

Unterschiedliche Kulturen haben also unterschiedliche Kalender, die trotz der Popularität des Gregorianischen Kalenders durchaus eine große religiöse und kulturelle Rolle spielen. Im Büro muss jedoch nach dem geläufigen Kalender, nach dem sich auch die Wirtschaft richtet, gelebt werden. Nach diesem System funktionieren dann auch die Planer, die wir meistens mit dem Wort “Kalender” verbinden. Welche verschiedenen Arten stehen dir also hier zur Verfügung und wozu sind sie zu gebrauchen?

Der digitale Kalender auf dem Smartphone

Jedes Handy verfügt heutzutage über einen Kalender. Hier lassen sich nicht nur Termine eintragen, sondern auch Erinnerungen einstellen. Das Smartphone bimmelt also verlässlich kurz vor dem anstehenden Termin. Das Praktische daran: Dein Kalender ist klein und vermutlich die meiste Zeit greifbar, deine Termine erinnern dich sogar selbst daran, sie bloß nicht zu vergessen. Aber jetzt stelle dir Folgendes vor: Du hast es eilig, du willst nur schnell die Uhrzeit auf deinem Handy checken. Da rutscht es dir plötzlich aus der Hand, schlägt auf dem Bordstein auf – und schon ist dein Bildschirm kaputt. Schwärze. Das war´s. Und so schnell sind auch deine Termine hin. Es ist also sinnvoll, wichtige Daten zumindest nicht nur auf dem Handy zu speichern. Wenn du es gleichzeitig auch für private Zwecke nutzt, besteht außerdem die Gefahr, dass du schneller den Überblick verlierst.

Der Tischkalender

Der Tischkalender ist ein Klassiker aus Papier. Ihn gibt es in verschiedensten Ausführungen. Besonders, wenn du ein Mensch bist, der seinen Tag gerne plant und Aufgaben strukturiert, ist ein Tischkalender für dich eine gute Wahl. Denn hier kannst du nicht nur Termine und Uhrzeiten eintragen, sondern auch kleine To-Do-Listen für dich erstellen oder zum Beispiel verschiedene Farben benutzen, um dein ganz persönliches System der Organisation zu entwickeln. Viele Menschen ziehen einen analogen Tischkalender dem digitalisierten vor, einfach, weil sie das Gefühl, auf Papier zu schreiben, lieber mögen. Es kann im Arbeitsalltag entspannend sein, morgens im Büro erst einmal durchzuatmen, in Ruhe durch den Kalender zu blättern und sich so auf den Tag einzustellen.

Kalender in Posterformat

Der Wandkalender eignet sich als Planer für das ganze Büro. Wie ein Poster wird er aufgehängt, sodass er gut sichtbar für alle ist. Hier ist es natürlich nicht passend, private Termine einzutragen. Für Daten, die für mehrere Mitarbeitende interessant sind oder das ganze Unternehmen betreffen, ist der Wandkalender aber ideal. Langfristige Planung im Team wird einfacher, weil jeder auf einen Blick das Wichtigste erfassen kann. Wenn er zur restlichen Einrichtung passt, kann der Wandkalender das ganze Büro außerdem noch aufhübschen. Kahle Wände sind schließlich nie sehr einladend.

Der Taschenkalender

Der Taschenkalender ist sozusagen der Vorläufer des Kalenders auf dem Smartphone: Er passt in Hand- oder Hosentasche und ist so immer an deiner Seite und griffbereit. Meistens in der Form eines kleinen Büchleins sind seine Seiten mit den Daten des Jahres beschriftet und bieten Platz, um deine Termine einzutragen und zu sortieren. Für eine grobe Tagesordnung ist er also genau richtig. Nicht nur als Kalender im Büro, sondern auch für private Belange ist der praktische Taschenkalender gut geeignet. Du musst allerdings besonders gut aufpassen, dass er dir nicht verloren geht.

Guter Planung steht nichts mehr im Wege

Auch wenn das System schon tausende Jahre alt ist: Die beste Art, im terminreichen Alltag den Überblick zu behalten, ist und bleibt der Kalender. Die wichtigsten Vertreter dieser Gattung hast du jetzt kennengelernt, sowohl kulturell als auch für das Büro. Vielleicht ist dir ja sogar aufgefallen, welcher dir für deinen Arbeitsplatz noch fehlt. Dann findest du verschiedene Kalender natürlich auch in unserem Shop!