So gestalten Sie ein effektives Meeting

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Uneffektive Meetings sind nicht nur nervenzerreißend, sondern kosten dem Team wertvolle Zeit, die Sie auch anderweitig investieren können. Um dies zu vermeiden, zeigen wir Ihnen, wie Sie als Besprechungsleiter oder Teilnehmer top vorbereitet  in Ihr nächstes Meeting gehen und maximalen Erfolg erreichen:

Tipps für Meeting-Leiter:

Der  Leiter eines Meetings hat die Verantwortung für die Vorbereitung, den Ablauf und den Erfolg eines Meetings. Mit ihm steigt und fällt die Lust und Konzentration der anderen Meeting-Teilnehmer. Mit diesen Tipps werden Sie das nächste Meeting attraktiv und spannend  gestalten!

1. Planung:

Gehen Sie sicher, dass alle Meeting-Teilnehmer den geplanten Termin erfahren und bestätigt haben. Laden Sie auch nur die Personen ein, die die Thematik der Konferenz betrifft. Weitere, unbeteiligte Personen können den Ablauf negativ beeinflussen.

2. Agenda:

Stellen Sie vor dem Meeting einen Ablaufplan der zu besprechenden Themen zusammen. Somit haben Sie als Meeting-Leiter einen genauen Überblick über den Zeitplan während des Meetings und zeugen bei den anderen Teilnehmern von Organisationstalent. Die Agenda können Sie vor der Besprechung auch an die anderen Meeting-Teilnehmer senden, sodass sich jeder vorbereiten kann.

3. Strukturierung:

Was ist das Ziel der Besprechung? Diese Frage sollten Sie vorab geklärt und den Teilnehmern kommuniziert haben. So können Sie eingreifen, sollte das Thema in eine falsche Richtung abdriften. Legen Sie ebenso vorher einen strickten Zeitrahmen fest, um Diskussionen im Meeting nicht zu überdehnen.

4. Protokoll:

Da in einem Meeting oft kreuz und quer gesprochen wird, ist es wichtig, ein Protokoll mitschreiben zu lassen. So können alle Ergebnisse festgehalten und abschließend zusammengefasst werden. Dazu dient ein Protokoll bei einer möglichen Unterbrechung des Meetings als Einstieg für die nächste Konferenz.

5. Besprechungsort:

Achten Sie bei der Wahl der Räumlichkeiten darauf, welche Funktionen gegeben sein sollten. Darunter fallen Faktoren wie die Anzahl von Stühlen, Bewirtung oder Präsentationsmaterialien wie Flipcharts, Beamer oder Leinwände. Die gewählte Location sollte zudem von Störeinflüssen wie Lärm geschützt sein und naheliegende Toiletten oder Raucherbereiche bieten.

6. Diskussionsleitung:

Wichtig beim Leiten von Diskussionen ist, dass sich jedes Meeting-Mitglied gleichberechtigt fühlt, sodass auch jeder zu Wort kommt. Besprechungen, in denen der Chef einen zweistündigen Monolog hält, bezeichnet man als Info-Veranstaltung, nicht aber als produktives Meeting. Oftmals haben die stilleren Teilnehmer die geistreicheren Gedanken. Lassen Sie auch nur Themen aufkommen, die alle etwas angeht. Private Gespräche gehören hier nicht hin!

Tipp für Meeting Teilnehmer:

Als Teilnehmer kämpfen Sie im Verlauf einer Besprechung gegen Konzentrationsverlust, klagen über fehlende Kreativität oder schalten gar ganz ab, weil Sie von dem aktuellen Thema keine Ahnung haben. Halten Sie sich bei diesem nächsten Meeting an diese Tipps:

1. Vorbereitung:

Um beim Meeting eine gute Figur abgeben zu können, ist eine überlegte Vorbereitung das A und O. Um sich bei Diskussionen aktiv beteiligen zu können, sollten Sie sich vor der Besprechung die Agenda durchlesen und unbekannte Themenbereiche vorrecherchieren. Wenn Sie einen Vortrag halten, sollten Sie sicher gehen, dass all Ihre Präsentationsmaterialien vorhanden sind und Visualisierungszubehör installiert und voreingestellt ist, sodass Sie nicht in Hektik geraten.

2. Bewegung:

Meetings können sich in die Länge ziehen. Deshalb ist es auch für Ihr Denkvermögen von Vorteil, dass Sie sich zwischendurch bewegen, um den Kreislauf anzukurbeln. Einfache Dehnübungen im Stehen oder im Sitzen können dafür schon ausreichen. Die verstörenden Blicke der Kollegen sollten Sie dafür ignorieren können.

3. Pünktlichkeit:

Um nicht schon vor Beginn in das erste Fettnäpfchen zu treten, sollten Sie sich vor dem Meeting genug Zeit einräumen. Vielleicht bietet sich auch vorab die Möglichkeit ein kurzes Gespräch mit den anderen Teilnehmern zu führen, wodurch die Stimmung ein wenig gelockert wird.

4. Meeting Teilnahme:

Entscheiden Sie bei Betrachtung der Agenda, ob Ihre Teilnahme an einem Meeting notwendig ist. Dadurch können Sie Besprechungen, die Sie nicht betreffen, von vornherein aus dem Weg gehen.

5. Kreativität fördern:

Im Laufe einer langen Besprechung kommt es nicht selten vor, dass man vor lauter Themenkreuzungen und Informationsüberfluss den Kopf in den Sand steckt. Eine Methode, um den Geist zu lockern, ist das Wechseln Ihres Sitzplatzes. Allein durch das Ändern Ihrer Perspektive im Besprechungsraum erhalten Sie auch eine neue Sicht auf Ihre Themen. Wenn das nicht hilft, können Sie auch mit der gesamten Gruppe den Standort wechseln und zum Beispiel an die frische Luft gehen.

6. Konzentration aufrecht halten:

Ein Grund für abweichende Konzentration ist, wenn Sie sich aus den aufkommenden Diskussionen isolieren. Die Gegenwaffe hierzu heißt aktive Anteilnahme. Diese zeigt nicht nur Ihr Interesse am Thema, sondern fordert auch Ihre volle Aufmerksamkeit, wodurch Sie sich automatisch besser konzentrieren. Ihre Konzentration kann auch durch äußere Faktoren beeinträchtigt werden, wie das Gefühl von Hunger oder Durst. Für Essen und Getränke sollte in einem gut vorbereiteten Meeting gesorgt sein, ansonsten sollten Sie sich Ihre eigenen Drinks und Snacks mitbringen. Bei hartnäckigen Müdigkeitserscheinungen helfen Ihnen Sprudel-Wasser, zucker- oder koffeinhaltige Produkte und Frischluft!

Haben Sie Erfahrungen mit unseren Tipps zu Meetings gemacht oder kennen Sie andere Methoden? Schreiben Sie es uns in die Kommentare, wir freuen uns über Ihre Rückmeldung!