Projektmanagement Part 1: Einen Anfang machen

Projekte können einschüchternde Unternehmungen sein. Sie sind komplex und mit einer ganzen Menge Organisation und Arbeit verbunden. So bleiben sie häufig nur ein verschwommenes Gedankenspiel, das nie konkrete Form annimmt. Eine Menge guter Ideen geistern wohl für immer unverwirklicht in diesem Limbus herum. Aber wer sofort vor Projekten zurückschreckt, verbaut sich nicht selten Karrierechancen und Möglichkeiten auf Abwechslung im Arbeitsalltag.

Deswegen sagen wir: Keine Angst vor großen Projekten! Deine Ideen müssen keine unausgereiften Tagträume bleiben, sondern können von dir in die Tat umgesetzt werden. Damit dir Organisation und Planung nicht über den Kopf wachsen, musst du dich nur mit einem auskennen: Projektmanagement!

Dieses gilt als das A und O gelungener Projektarbeit. Und um wirklich zu verstehen, was gutes Projektmanagement bedeutet, sollten wir uns erst einmal anschauen, was überhaupt ein „Projekt“ ausmacht.

Was bedeutet eigentlich „Projekt“?

Das Wort „Projekt“ stammt von dem lateinischen Begriff „proiectum“ ab, was so viel bedeutet wie „das Vorausgeworfene“ oder „Ausgestreckte“. Im ursprünglichen Sinne bezeichnet das Wort also ein Vorhaben oder eine Idee.

Heutzutage, besonders auf die Arbeitswelt bezogen, wurde die Definition des Projektes etwas erweitert. Im Gabler Wirtschaftslexikon wird die Bedeutung des Wortes so angegeben: „eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.“

Das Lesen dieser Definition erinnert wieder daran, wieso wir so oft vor Projekten zurückschrecken. „Zeitlich befristet“, das geht ja noch. „Innovativ“… hier wird es zwar anspruchsvoller, aber durchaus machbar und auch interessant. „Risikobehaftet“ und „von erheblicher Komplexität“: Das hört sich dann schon etwas gefährlich an. Aber der Schlüssel, den du brauchst, um dich dieser Herausforderung zu stellen, wird dir noch im selben Satz in die Hand gegeben: Das Projektmanagement!

Was ist Projektmanagement?

Doch was heißt das denn nun wieder konkret? Dass es eben um das Managen von Projekten geht, lässt sich wohl erahnen. Kurz gesagt umfasst das Projektmanagement die Organisation aller wichtigen Aspekte deines Projektes. Es geht um die Planung, die Aufgabenverteilung, das Zeitmanagement, die zu erledigenden Jobs und alles, was für dein Projekt sonst noch relevant sein könnte.

Dadurch soll es dir gelingen, ein komplexes Vorhaben zu verwirklichen, ohne, dass du im Chaos versinkst oder dich mit deinen Deadlines verzettelst. Projektmanagement erleichtert ein strukturiertes Vorgehen und genaue Organisation. So kannst du Fortschritte überwachen und im Auge behalten, wie sich dein Projekt entwickelt. Außerdem sorgt es für ein klar definiertes Ziel, was hilft, den Fokus nicht zu verlieren.

Das Thema Projektmanagement ist ein sehr, sehr umfangreiches. Um es anschaulicher darzustellen, haben wir es in seine Einzelteile zerlegt.

Projektmanagement: Wo setze ich an?

Bevor du dich mit konkreten Projektmanagement-Methoden beschäftigst und versuchst, diese anzuwenden, solltest du dir einen ersten Überblick darüber verschaffen, wie das Projekt ablaufen soll. Dabei kannst du dich an vier Schritten orientieren:

Den Rahmen schaffen

Bevor das Projekt so richtig losgeht, solltest du erst einmal einige Kernfragen beantworten. Es wird also ein konkretes Ziel definiert und die Aufgabenbereiche werden festgelegt. Wichtig ist es außerdem, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Ressourcen für die Durchführung des Projekts nötig sein werden.

Wenn du dieses Grundgerüst aufgebaut hast, kannst du zum nächsten Schritt ansetzen:

Planung

Der ähnelt dem ersten, wird allerdings um einiges konkreter. Es wird ein Projektmanager bestimmt, also der Leiter oder die Leiterin der Unternehmung. Das größere, komplexere Projekt zerlegt sich in mehrere Teilschritte, die ebenfalls unterteilt und geplant werden. Hört sich schon wieder kompliziert an? Keine Sorge! Wie diese Feinplanung konkret aussehen kann, schauen wir uns später noch genauer an.

Durchführung

Das Projekt wird nach dem vorher erstellten Plan durchgeführt. Dabei kontrollieren die Projektmanager genau den Verlauf. Falls der Zeitplan nicht eingehalten wird, oder die Ressourcen nicht reichen, darf keine Panik ausbrechen. Jetzt muss lediglich der Plan so überarbeitet werden, dass trotzdem alles passt.

Das Endergebnis

Ihr schließt das Projekt – gut gelungen dank genialem Projektmanagement – ab. Das heißt aber nicht, dass jetzt alles getan ist. Der Projektverlauf wird abschließend analysiert und überprüft. So lassen sich Schwachpunkte sichtbar machen, an denen beim nächsten Projekt besonders gearbeitet werden muss.

Grundvoraussetzungen

Abgesehen von dieser Grobplanung solltest du außerdem darauf achten, dass die restlichen Grundvoraussetzungen für gelungenes Projektmanagement erfüllt sind. Die Arbeit am Projekt wird vor allem im Team stattfinden. Es gelten also die üblichen Regeln für gute Teamarbeit: Kommunikation und Abstimmung aufeinander sind ein Muss, vor allem, wenn ihr gemeinsam vor einer komplexen Aufgabe steht. Es sollte außerdem darauf geachtet werden, dass die Teammitglieder ergänzend zusammenarbeiten können. Alleingänge sind im Projektmanagement fehl am Platze! Wieso das wirklich eine große Rolle spielt, werden wir bald noch genauer erfahren.

Projektmanagement: Fortsetzung folgt…

Springen wir gedanklich noch einmal zurück zu Schritt 1, der Schaffung der Rahmenbedingungen. Das Grundgerüst für das Projekt steht auf festem Boden. Wir wenden uns also jetzt der konkreten Planung in Schritt 2 zu. Und hier wird es dann wirklich umfangreich: Zeitmanagement und Terminplanung, die Einteilung von Ressourcen und ein genauer Kostenplan verlangen ein beachtliches Maß an Organisation und müssen unter einen Hut gebracht werden. Wie dir das gelingt und was Projektmanagement-Methoden dabei für eine Rolle spielen, schauen wir uns im nächsten Teil unseres Projektmanagement-Guides an. Bleib also dran!