Von Willkommen zurück zu unserem Projektmanagement-Guide – Teil 2! Heute wird es um Projektmanagement-Methoden gehen.
Bevor wir genau da anschließen, wo wir das letzte Mal aufgehört haben, fassen wir noch einmal zusammen, was wir bisher schon wissen: Projekte sind komplexe und anspruchsvolle Vorhaben, die aber für deinen eigenen Erfahrungsschatz und die Karriere durchaus lohnenswert sein können. Damit du dich nicht abschrecken lässt und auch ein schwieriges Projekt bewältigen kannst, brauchst du nur eines: gute Planung.
Und damit du nicht einfach planlos drauflos planst, gibt es das Projektmanagement. Das hilft dir, jeden einzelnen Schritt deines Projekts so durchzutakten, dass du es reibungslos organisiert über die Bühne bringen kannst.
Dein Team und du beginnen damit, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen, zum Beispiel ein Ziel zu definieren und einzuteilen, welche Ressourcen benötigt sein werden. Danach plant ihr das Projekt im Detail und führt es durch, während ihr genau den Zeitplan im Auge behaltet. Nach dem Abschluss des Projekts analysiert ihr den Ablauf, damit ihr mögliche Fehler bemerken und für das nächste Mal beheben könnt.
Jetzt wo wir deine Erinnerungen aufgefrischt haben, heißt es endlich: Weiter im Text! Wir sind bei den umfangreichsten Schritten des Projekts angekommen: Planung und Durchführung. Und dafür sind deine wichtigsten Werkzeuge die Projektmanagement-Methoden.
Was sind Projektmanagement-Methoden überhaupt?
Projektmanagement-Methoden beschäftigen sich genauer mit den einzelnen Abschnitten, die du zuvor grob eingeteilt hast. Es gibt sie für die Finanzierung, das Timing, die Arbeit im Team… also für jeden wichtigen Aspekt deines Projekts. Hier sollen die Methoden eine Hilfestellung sein, um die komplexe Organisation der einzelnen Projektabschnitte zu erleichtern. Es geht sozusagen um die Organisation der Organisation – es ist also tatsächlich arbeitsaufwendig, ein gutes Projekt auf die Beine zu stellen.
Was für Projektmanagement-Methoden gibt es?
Um das Prinzip der Projektmanagement-Methoden greifbarer zu machen, haben wir dir einige Beispiele aufgelistet. Wenn du für ein geplantes Projekt noch Anregungen suchst, findest du hier vielleicht eine brauchbare Methode.
Die Meilensteintrendanalyse
Die Meilensteintrendanalyse erleichtert die zeitliche Organisation eines Projekts. Sie ist vor allem dazu vorgesehen, Terminverzögerungen schon früh zu erkennen und den Projektfortschritt genau im Blick zu behalten.
Dafür werden klare Zeitpunkte festgelegt, zu denen „Meilensteine“ des Projekts erledigt sein müssen. Der zeitliche Ablauf des Projekts steht also von Anfang an fest. So ist schnell zu erkennen, wenn es nicht möglich ist, einen Termin einzuhalten und dein Team und du können umplanen, ohne von der Verzögerung überrumpelt zu werden.
In gleichmäßigen Abständen sollten außerdem generelle Aspekte des Projekts besprochen werden. Das heißt, dass ihr euch untereinander über Fortschritte, Hindernisse und noch bevorstehende Aufgaben auf dem Laufenden haltet.
Besonders für Projekte mit einem gut planbaren und nicht verschachtelten Ablauf ist die Meilensteintrendanalyse gut geeignet und einfach durchzuführen.
Agiles Projektmanagement
Beim agilen Projektmanagement handelt es sich um eine moderne Methode, die nicht ganz so eindeutig erklärt werden kann wie etwa die Meilensteintrendanalyse. Es geht hierbei nämlich weniger um die klar festgelegte Organisation von strikten Abläufen, sondern mehr um Richtlinien, die für die gesamte Dauer des Projekts gelten. Agiles Projektmanagement richtet sich gegen das traditionelle Projektmanagement, dessen Grundsätze wir dir in unserem Guide auch vorgebetet haben: Strenge Planung, Organisation und Beobachtung.
Wenn du dich dort also bisher gar nicht wiederfinden konntest, haben wir hier natürlich auch etwas für dich: die vier Grundsätze des agilen Projektmanagements.
- Individuen und Interaktionen vor Prozessen und Werkzeugen
- funktionsfähige Produkte vor der umfassenden Dokumentation
- Kundenzusammenarbeit vor Vertragsverhandlungen
- Vorrang vom Eingehen auf Veränderung vor strenger Planverfolgung
Diese vier Grundsätze stammen wie die Idee des agilen Projektmanagements ursprünglich aus der Software-Entwicklung. Mittlerweile sind daraus jedoch Ansätze entstanden, die sich in jedem Bereich auf Projekte anwenden lassen:
Die WINFY-Methode (What I Need From You)
Die What-I-Need-From-You-Methode, auf Deutsch „Was ich von dir/euch brauche“-Methode, soll erfolgreiches und transparentes Teamwork möglich machen. Während der Planung des Projektes kommunizieren die Mitarbeitenden verschiedener Verantwortungsbereiche einander, was sie vom Gegenüber brauchen, um optimal arbeiten zu können.
Die Scrum-Methode
Vor allem für kleine Teams kann Scrum sinnvoll sein. Scrum beruht auf dem Gedanken, dass kompliziertere Projekte nicht von vorneherein präzise planbar sind. Es werden also mehr Faktoren offen gelassen als im klassischen Projektmanagement. Trotzdem steht am Anfang auch bei Scrum ein langfristiger Plan. Der wird allerdings eher als eine Orientierung betrachtet und während des Projekts stetig angepasst und verbessert.
In sich wiederholenden Abläufen, den sogenannten Sprints, werden die verschiedenen Aufgaben, die das Projekt stellt, bearbeitet. Aus jedem Sprint soll ein fertiges Zwischenprodukt hervorgehen. Außerdem gibt es festgelegte Rollen innerhalb des Teams und zu Beginn jeden Tages Daily Scrums, um Fortschritte und weitere Aufgaben zu besprechen.
Besonders für Projekte, die unvorhersehbare Faktoren enthalten und deshalb schwer planbar sind, kann die deutlich flexiblere Scrum-Methode genau die richtige sein.
Projektstrukturplanung
Die Projektstrukturplanung vereinfacht die Planung eines Projekts durch visuelle Darstellungen. Der Projektstrukturplan soll alle Elemente des Projekts zeigen, in klaren, sinnvoll unterteilten Einheiten und einer hierarchischen Reihenfolge. Außerdem verbildlicht er, wie die verschiedenen Einheiten miteinander in Verbindung stehen. Das wird ebenfalls eingetragen. So entsteht ein grober, aber vollständiger Plan des Projekts. Dieser ist übersichtlicher, was direkt mehrere Vorteile mit sich bringt: Du kannst dich besser auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich zum Projekt gehören und erledigt werden müssen und auch die Verteilung dieser Aufgaben fällt dank der klaren Struktur und Unterteilung leichter.
Für komplexe Projekte, die sofort drohen, mit ihren verschiedensten Aufgaben unübersichtlich zu werden, ist der Projektstrukturplan also eine gute Möglichkeit, die Orientierung zu behalten.
Projektmanagement-Methoden sind unerschöpflich
Du hast nun einen guten Überblick über ein paar verschiedene Arten und Ansätze von Projektmanagement-Methoden erlangt und vielleicht war ja auch schon genau die richtige für dein Projekt dabei. Allerdings waren die hier genannten Methoden erst ein paar Beispiele unter unzähligen bekannten und weniger bekannten Projektmanagement-Methoden. Mache dir also keine Sorgen, wenn du die perfekt Passende bisher noch nicht gefunden hast! Projekte erfordern immer auch eine Menge Kreativität.
Gut ausgerüstet für dein nächstes Projekt!
Wenn du unserem Projektmanagement-Guide folgst, sollte es dir aber auf jeden Fall leichter fallen, einen Ansatz für die Organisation deines nächsten komplexen Vorhabens zu finden. Schritt für Schritt vorgehen lohnt sich in diesem Fall. Wir wünschen dir viel Erfolg für das bevorstehende Projekt!
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