Schluss mit Chaos! Wie man Ordnung im Büro schafft

Wer von Ordnung im Büro wenig hält, der wird Phrasen wie “geordnetes Chaos” oder “Chaos fördert Kreativität” kennen. Aber mal Hand aufs Herz, solche Sprüche sind nichts weiter als Beschönigungen von Problemen, die man zu faul ist anzugehen.

Ordnung ist das halbe Leben, heißt es. Wenn es allerdings um den Arbeitsplatz geht, ist Ordnung das ganze Leben. Welche positiven Effekte Ordnung auf uns hat und wie man das Chaos am Arbeitsplatz nachhaltig beseitigt, erfahrt ihr hier.

Die Effekte von Ordnung & Chaos

Sowohl Ordnung als auch Chaos haben ihre Effekte auf uns. Wer an einem Schreibtisch arbeitet der komplett mit Papiermüll und alten Akten beladen ist, der hat oft keine freien Ablageflächen, kann sich weniger am Tisch bewegen und verliert die Übersicht über aktuelle Anliegen.

Wie man sieht, lassen sich die physischen Einschränkungen der Abwesenheit von Ordnung schnell feststellen. Wichtiger aber noch ist der psychologische Effekt, der auf Chaos folgt. Denn Chaos ist Spirale und Teufelskreis zugleich. Chaos lässt sich dabei in emotionale Umstände und tatsächliche Unordnung aufspalten. Letzteres ist allerdings in den meisten Fällen nur eine Projektion unseres Innenlebens.

Natürlich ist nicht jeder Chaot depressiv oder faul. Aber, wer es absolut nicht schafft Ordnung im Büro zu halten, sollte sich die Frage nach dem “Warum” stellen. Das Problem dabei ist, dass die meisten von uns bemerken, wenn sie unordentlich sind und ebenfalls merken, dass sie eigentlich etwas dagegen tun müssten. Das frustriert und macht nur noch unglücklicher.

Ordnung zu halten hingegen, ist eine Reihe von anhaltenden kleinen Erfolgserlebnissen. Man zeigt sich dadurch selbst, dass man sich und sein Umfeld kontrollieren kann. So findet man nicht nur schnell seine Akten und Mails, sondern wird zusätzlich durch ein besseres Lebens- und Arbeitsgefühl angespornt.

Aufräumen ist nicht das gleiche wie Ordnung halten

Wer im Kabelsalat und der Papierflut ertrinkt, wird früher oder später aufräumen müssen. Aber aufräumen ist nur die Bekämpfung des Symptoms, nicht der Ursache.

Damit eine Angewohnheit bleibt, muss man sie etwa einen Monat konsequent ausüben. Das ist die Faustregel, was alle neuen Angewohnheiten angeht. Das Problem dabei ist nur, dass während dieser Phase jeder einzelne Tag zählt. Consistency is key.

Ihr könnt es selbst versuchen. Haltet euren Arbeitsplatz einen Monat komplett frei von Müll und Gegenständen, die nicht dahin gehören. Wenn ihr ein neues Dokument bekommt – heftet es sofort in den richtigen Ordner, wenn ihr euren Kaffee ausgetrunken habt – stellt die Tasse sofort in die Küche. Ihr versteht was ich meine.

Wie ihr den ersten Schritt zur Ordnung macht, erkläre ich euch jetzt.

Weg damit! Ausmisten leicht gemacht

Nichts eignet sich besser als erster Schritt für Ordnung im Büro, als Dinge wegzuschmeißen.

“Aufräumen und aussortieren kostet viel Zeit, die ich nicht habe.”
Eine Ausrede die man immer mal wieder überhört. Aber wisst ihr was noch mehr Zeit kostet? Tagtäglich nach Dingen zu suchen, alte Akten zu durchkämmen und zwölf Kulis ausprobieren, bis man einen findet der noch schreibt. Zeit, die man nutzt, um sich zu organisieren, könnte man fast nicht besser nutzen. Proaktiv zu arbeiten ist oftmals klüger als reaktiv arbeiten zu müssen.

Bevor ihr anfangt herumfliegende Papiere irgendwo hereinzutackern, guckt sie euch an und fragt euch “brauche ich das noch?” Wenn ihr es in den letzten Wochen nicht mal angeschaut habt, ist die Antwort wohl nein. Entsorgt es.

Vor allem bei Papieren gibt es laut bueromoebel-experte drei zentrale Fragen, die man sich stellen sollte.

• Muss es zwingend aufbewahrt werden?
• Wenn ja, wo kann man es ggf. abheften?
• Kann es digitalisiert werden?

Einige Dokumente haben Verjährungsfristen, sprich Zeiträume, in denen sie physisch aufbewahrt werden müssen. In dem Fall solltet ihr diese Papiere sofort an den passenden Ort abheften. Besser noch, zusätzlich digitalisieren. Alles was unter die Kategorie “kann vielleicht irgendwann mal interessant sein” kann in den Papierkorb oder Schredder. Vertraut mir, das fühlt sich sehr befreiend an.

Was alle anderen Gegenstände angeht, fragt euch, ob es einen ähnlichen Gegenstand gibt, der denselben Zweck erfüllt und ob ihr ihn überhaupt benutzt. Ihr helft keinem damit drei Locher am Schreibtisch zu horten. Aber noch schlimmer ist es, wenn ihr keinen der drei Locher überhaupt benutzt.

Ordnung im Büro – Der Schreibtisch

Der Schreibtisch im Büro ist euer Königreich, euer Rückzugsort und euer, nun ja, euer Schreibtisch halt. Was vielen aber nicht bewusst ist, dass euer Schreibtisch euch direkt wiederspiegelt.

Ein unordentlicher Schreibtisch, auf dem sich Arbeit stapelt, zeigt allzu deutlich, dass die Person dahinter ebenfalls überfordert zu sein scheint. Ein organisierter und aufgeräumter Arbeitsplatz hingegen lässt euch kompetent und strukturiert wirken.

Ob man will oder nicht, die Leute um euch herum nehmen das wahr. Und ihr tut das auch. Wann seid ihr das letzte Mal an einem Schreibtisch von einem Kollegen vorbeigelaufen und habt euch gewundert, was er da alles herumstehen hat? Man kann sich nicht davor drücken sich eine Meinung über Leute anhand ihres Umfelds zu machen. Wenn ihr wollt, dass Leute euch als kompetent ansehen, dann ist ein guter erster Schritt ein aufgeräumter Schreibtisch.

Gegenstände brauchen feste Plätze

Um dauerhaft Ordnung zu schaffen ist eine Sache elementar – Gegenständen einen festen Platz zuordnen.

Es gibt kaum einen besseren Tipp einen zugestellten Schreibtisch zu vermeiden. Wichtig dabei ist, dass ihr mit einer bestimmten Anzahl an Gegenständen startet. Sei es Stifte, Post-IT’s, Tacker oder was auch immer ihr wirklich zwingend benötigt. An eurem Tisch sollte nur das sein, was ihr täglich auf der Arbeit in die Hand nehmt. Gegenstände die ihr ab und zu mal braucht, könnt ihr euch immer noch dann holen und wieder wegstellen.

Diesen Sachen könnt ihr dann einen festen Platz zuweisen, wo sie ab sofort immer stehen. So verliert ihr sie nicht und habt sie immer griffbereit. Und wenn ihr etwas seht, was nicht an seinem Platz ist – packt es weg.

Gadgets helfen zusätzlich

Um diese Ordnungsgeschichte noch schöner zu gestalten und zu vereinfachen, gibt es allerlei Gadgets und Hilfen, die das Leben einfacher machen.

Um euch zu inspirieren hier mal ein paar Ordnungshilfen, die ihr euch zulegen könnt. Oder auch nicht, ich hab euch eigentlich nichts zu sagen. Macht was ihr wollt.

Wenn ihr zu viele dieser schwarzen, bösen Aktenordner, die einfach Bürokratie schreien, herumstehen habt, wird es Zeit sie einzumotten. Ihr müsst sie natürlich nicht wegschmeißen, aber verstaut sie doch in modischere Boxen. Schwarze Wände voller Aktenordner demotivieren schließlich schon, wenn man sie nur anguckt.

Wenn euer Büro noch viel mit Papier arbeitet und ihr in der Situation seid, dass euch Leute einfach Papiere und wichtige (oder auch weniger wichtige) Dokumente auf den Schreibtisch werfen, holt euch einen Briefkorb. Der Trick dabei ist lediglich, dass ihr den Briefkorb vor jedem Feierabend leert, damit sich nichts ansammelt.

Wer täglich viel mit Akten hantiert, der wird sie selten tief in einem Schrank verstauen. Um aber keine Zettelwirtschaft zu kultivieren oder kleine Türme aus Ordnern zu bauen, sollte man mit einem Sortiersystem oder einer geschlossenen Ablagebox liebäugeln.

Für einzelne wichtige Akten wiederum lohnt sich vor allem ein Stehsammler oder, je nachdem, ein Pendelhefter für eine Hängeregistratur.

Wer dann wiederum viel herumblättert und keine Eselsohren als Lesezeichen machen will, der sollte sich Trennblätter holen. Profi-Tipp: Holt sie euch in verschiedenen Farben um verschiedene Dinge einfacher hervorzuheben.

Die individuelle Note darf nicht fehlen

Ein Schreibtisch muss nicht steril sein. Ganz im Gegenteil, er sollte schon noch organisch wirken. Das geht am besten in dem ihr ihm eine individuelle Note gebt.

Ob ihr euch für ein Bild eurer Familie, einen Bonsai oder einen Stressball entscheidet, das bleibt euch überlassen. Ausschlaggebend dabei ist, dass ihr eure persönlichen Gegenstände dennoch auf ein Minimum beschränkt. Die Faustregel ist, dass ein bis zwei persönliche Gegenstände optimal sind um sich wohl zu fühlen.

Ordnung im Büro – Das E-Mail Postfach

Wer bisher alle Schritte gemeistert hat, hat immer noch eine Aufgabe vor sich – sein E-Mail Postfach aufräumen.

Dass der Trend zur Digitalisierung geht, muss ich hoffentlich niemandem mehr erzählen. Deshalb wird es umso wichtiger alle Informationen, die man digital empfängt, effektiv (auszu-)sortieren und weiterzuverarbeiten.

Dafür ist es unerlässlich sich eigene Ordner in seinem E-Mail Postfach zu erstellen. Avantgarde-Experts hat dazu einen guten Artikel veröffentlicht. Jede E-Mail, die jetzt eintrifft, kann sofort katalogisiert und passend gespeichert werden. Ziel sollte es immer sein vor dem Feierabend einen leeren Posteingang zu haben.

Ebenfalls sind viele Experten der Ansicht, dass E-Mails nur an bestimmten Zeitpunkte geöffnet werden sollen. Zum Beispiel, morgens als erstes wenn man auf der Arbeit ankommt und nochmal kurz vor der Mittagspause. So wird man weniger von eintreffenden Dingen abgelenkt und kann konzentrierter seine Arbeit erledigen. Denn Multitasking funktioniert einfach nicht.

Der Desktop ist euer zweiter Schreibtisch

Wenn ich bei anderen auf den Desktop schaue und sehe, dass sie Dateien standardmäßig auf dem Desktop speichern, spiele ich oft mit der Idee einfach nach Hause zu fahren und mich in Embryonalstellung in den Schlaf zu weinen.

Auch hier gilt: Legt Ordner an! Einzelne Icons und kryptisch benannte Dateien auf dem Desktop nehmen einfach nur die Übersicht und ersticken jeglichen Anflug von Produktivität im Keim. Dateien, die ihr nicht mehr braucht, könnt ihr entweder in einem Ordner abspeichern oder sofort löschen. Weitere Tipps wie ihr euren Desktop aufräumen könnt, könnt ihr hier lesen.

Prioritäten schaffen Ordnung

Ordnung hört nicht beim Schreibtisch oder in eurem E-Mail Postfach auf, sondern ist auch die Fähigkeit wie ihr mit eintreffenden Aufgaben umgeht.

Wie bereits erläutert, ist Multitasking keine effiziente Methode Dinge abzuarbeiten. Eins nach dem anderen zu machen, ist der Schlüssel zu einem produktiven Arbeitstag. Das bedeutet auch, dass man sich Prioritäten setzen muss.

Zum Glück für euch und auch für mich, haben sich da schon viele Leute Gedanken drüber gemacht und verschiedene Methoden entwickelt wie man das am besten macht.

Hier einmal zwei praktische Methoden seine Arbeit zu organisieren.

Die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist eine ganz einfache Art sich seine Arbeit einzuteilen. Dabei geht es vor allem darum einkommende Aufgaben nach Wichtigkeit zu filtern, damit man immer weiß, was man als Nächstes tun muss und was ansteht. Die Kategorie A wird an Dinge vergeben, die sehr wichtig sind. Kategorie B an Aufgaben die wichtig sind und C an Dinge die weniger wichtig sind.

Interessant dabei ist, dass nur knapp 12 % aller Aufgaben in Kategorie A fallen, dafür aber 75 % aller Arbeitsleistung in Anspruch nehmen. In Kategorie B fallen 15 % und sind für knapp 20 % der Arbeit verantwortlich. Der Großteil landet in Kategorie C und macht den Rest des Aufwandes aus.

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ist benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower und eine Form der ABC-Analyse.

Hier werden Aufgaben in vier Kategorien unterteilt, die alle demselben Schema folgen – Wichtigkeit und Dringlichkeit.

1. Wichtig und dringend: Die oberste Priorität. Diese Aufgaben sind sofort und von euch selbst zu erledigen.
2. Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben sind essenziell, aber nicht zwingend zügig zu bearbeiten. Man sollte sie selbst erledigen und nicht aus den Augen verlieren.
3. Unwichtig und dringend: Diese Aufgaben sollten am besten delegiert werden. Wenn ihr sie selbst erledigt, dann widmet euch danach dringenden Angelegenheiten.
4. Unwichtig und nicht dringend: Diese Aufgaben sollte entweder weitergegeben oder ignoriert werden.

Damit ihr dieses Prinzip auch effektiv umsetzen könnt, hier ein PDF mit dem ihr euch einfach eine Tabelle der Prioritäten ausdrucken könnt.

Wenn ihr jetzt noch das Aufräumen prokrastiniert, nutzt eure Zeit wenigstens und checkt doch unseren Shop oder diesen Artikel aus. Trotzdem hoffe ich, dass ihr jetzt den Anreiz habt für mehr Ordnung im Büro und an eurem Arbeitsplatz zu sorgen. Wenn euch der Artikel gefallen hat, lasst doch einen Kommentar dar!