Umgangsformen: So benimmst du dich im Büro!

Jede Branche hat so ihre ganz eigenen Regeln: In der geschäftigen Küche eines Restaurants kann der Ton schnell einmal schroffer werden und im Verkauf gilt ganz klar: Der Kunde ist König. Aber wie sieht es mit solchen Umgangsformen im Büroalltag aus? Heute schauen wir uns mal an, wie man sich im Job ordentlich benimmt!

Was versteht man überhaupt unter den „richtigen Umgangsformen“?

Umgangsformen sind ganz generell gesagt Verhaltensweisen, die in einer Gesellschaft mit einer bestimmten Wertung belegt sind. Es gibt Umgangsformen, die vom sozialen Umfeld positiv bewertet werden, und solche, die eher schlecht aufgenommen werden. Als wünschenswerte Verhaltensweisen gelten natürlich diese, die dich beim ersten Eindruck schon freundlich und kompetent erscheinen lassen.

Jede Gesellschaft und jeder Kulturkreis haben ihre eigenen Umgangsformen entwickelt. In Frankreich oder Spanien etwa ist es geläufig, dass man sich im Alltag mit Küsschen auf die Wangen begrüßt – bei uns beschränkt man sich auf den distanzierteren Händedruck. Die Corona-Pandemie hat unser Verhalten weiter beeinflusst: Momentan ist selbst das Handgeben zu viel.

Die Umgangsformen einer Person werden oft auf die Erziehung zurückgeführt. Diese spielt natürlich eine große Rolle, aber man kann seinen Umgang in jedem Alter noch ändern, verbessern und anpassen.

Wieso ist der richtige Umgang auch im Job so wichtig?

Es gibt kaum etwas Schlimmeres, als sich jeden Morgen überwinden und überreden zu müssen, zur Arbeit zu gehen. Mal keine Lust zu haben, ist ja ganz normal, aber es gibt eine Sache, die jeden Job zu einer wahren Quälerei machen kann: ein schlechtes Arbeitsklima. Und genau das können die richtigen Umgangsformen vorbeugen. Wenn Vorgesetzte und Angestellte respektvoll miteinander umgehen, beeinflusst das die Atmosphäre im ganzen Büro positiv.

Außerdem kannst du dich mit deinem eigenen Verhalten auch selbst in ein gutes Licht rücken. Die Art, wie du deinen Mitmenschen im Büro gegenüber auftrittst, hat sehr viel damit zu tun, wie professionell du wirkst und wie gut du dich schlussendlich in deinem Arbeitsumfeld zurechtfindest. Respektvoller Umgang miteinander ist also eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten!

Was sind die Verhaltens-Basics?

Die Umgangsformen im Büro basieren zu einem großen Teil auf einigen Grundwerten, die immer beachtet werden sollten:

Höflichkeit

Unter Höflichkeit versteht man eine Art formale Freundlichkeit. Höflich ist, wer „Bitte“ und „Danke“ sagt, andere in Gesprächen ausreden lässt und die Tür aufhält, wenn er sie als Erster erreicht. Es handelt sich also um ein grundsätzliches, distanziert-freundliches Verhalten das zuerst einmal jedermann gegenüber an den Tag gelegt werden soll. Durch Höflichkeit lassen sich Reibereien vermeiden und es wird niemand unnötig vor den Kopf gestoßen.

Pünktlichkeit

Es heißt, Pünktlichkeit sei die Höflichkeit der Könige. Und tatsächlich kannst du mit ihrer Hilfe direkt mehrere gute Charaktereigenschaften beweisen: Zuverlässigkeit und Einfühlungsvermögen.

Stell´ dir vor, du bist um 12:00 Uhr verabredet. Fünf Minuten früher bist du am Treffpunkt, zehn Minuten später ist deine Verabredung immer noch nicht da. „Na gut, fünf Minuten Verspätung können ja mal passieren“, denkst du vielleicht gnädig. Aber eine Viertelstunde später stehst du immer noch alleine da.

Dass sich in so einer Situation Ärger aufbaut, ist normal. Und gerade, wenn du es mit einem vollen Terminkalender zu tun hast, kann eine einzige Verspätung einen ganzen, gut durchgeplanten Tag durcheinanderbringen. Deswegen achte unbedingt darauf, dass du pünktlich bist. So zeigst du, dass man sich auf dich verlassen kann und dass du die Situation deines Gegenübers mit in Betracht ziehst.

Respekt

Respekt. Ein kleines Wort mit einer großen Bedeutung. Und eine der wichtigsten Säulen im guten Umgang miteinander und für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Respekt ist eine Art der Wertschätzung. Ein respektvolles Verhalten untereinander ist einer der wichtigsten Schritte hin zu einem Arbeitsplatz, an dem sich jeder wohl und geschätzt fühlt. Im Arbeitsalltag bedeutet das vor allem, dass du dein Gegenüber als eine Person mit Eigenarten, Meinungen und Unterschieden zu dir respektierst.

Und wie mit heikleren Situationen umgehen?

Diese Grundlagen des menschlichen Umgangs lernen wir eigentlich schon im Kindergarten. Es gibt jedoch auch Verhaltensregeln, die sich nicht ganz so selbstverständlich erschließen. Damit du auch hier gut gewappnet bist, schauen wir uns mal ein paar Beispiele an, die im Arbeitsalltag gar nicht so selten sind.

Wer kann wann das Du anbieten?

In Deutschland gilt es als höflicher Umgang, Personen, die man nicht kennt oder mit denen man im geschäftlichen Kontakt steht, grundsätzlich zu Siezen. Aber ab wann ist es in Ordnung, das Du anzubieten und wer sollte diesen Schritt gehen? Generell lässt sich das Du anbieten, wenn sich ein vertrauteres oder kollegiales Verhältnis eingestellt hat. Auf der Arbeit gilt dabei allerdings: Nur der Ranghöhere bietet das Du an!

Übrigens: In einigen Unternehmen gehört es zur Firmenkultur, dass sich Kolleginnen und Kollegen und sogar die Vorgesetzten duzen. Hier sollte es dich nicht überraschen, wenn das Du schon sehr früh angeboten wird. Das ist nicht als Unhöflichkeit zu verstehen, sondern eher als Zeichen der Zugehörigkeit. Auch Unternehmen können ihre eigenen Umgangsformen entwickeln.

Und was, wenn du doch ein Angebot zum Duzen ablehnen willst? Das ist ein heikles Manöver, aber durchaus möglich, ohne herabsetzend zu wirken. Zunächst solltest du klarmachen, dass du das Angebot als ein Kompliment empfindest und konkrete Gründe nennen, wieso du es ablehnst. Die solltest du jedoch auf dich selbst beziehen und auf keinen Fall auf dein Gegenüber. So kannst du etwa freundlich formulieren, dass du im geschäftlichen Kontakt ganz generell beim Sie bleibst, dich aber durch das Angebot geehrt fühlst.

Wann schaltet man den Chef in Konfliktsituationen ein?

Grundsätzlich gilt: so spät wie möglich. Konflikte unter Angestellten sollten zunächst untereinander gelöst werden. Dazu kann auch gut ein außenstehender Mitarbeitender eingeschaltet werden. Besonders, wenn ein Streitpunkt sich hochgeschaukelt und festgesetzt hat, kann eine neutrale Perspektive Wunder wirken. Eskaliert der Konflikt jedoch ins scheinbar Unlösbare oder beginnt, an Mobbing zu grenzen, müssen Chef oder Chefin eingeschaltet werden. Auch das Aufrechterhalten einer guten Arbeitsatmosphäre gehört zu deren Aufgaben.

Was, wenn ein Witz mal zu weit ging?

In vielen Büros ist er wohlbekannt: Der Büro-Spaßvogel, der das Arbeitsklima auf seine ganz eigene Art auflockern will, und zwar indem er Witze über alles und jeden reißt. Und tatsächlich ist Humor im Büro wichtig, um freundschaftliche Verhältnisse aufrechtzuerhalten und die Arbeit angenehm zu machen. Aber was, wenn ein Spaß auf deine Kosten dir zu weit ging? Das solltest du definitiv ansprechen, und zwar am besten sobald es geht. In diesem Fall bedeutet das, sobald du die Gelegenheit hast, den Büroclown unter 4 Augen zu konfrontieren. Bleib dabei professionell und ruhig und unterstelle nicht direkt böse Absichten. Solltest du jedoch auf völliges Unverständnis oder eine weitere Respektlosigkeit treffen, ist es vielleicht Zeit, die Vorgesetzten einzuschalten.

Fazit

Insgesamt solltest du dich auch im Büro nach den Grundwerten verhalten, die im menschlichen Umgang generell gelten: Höflichkeit, Pünktlichkeit und Respekt. Hoffentlich waren auch unsere Tipps für konkrete Anlässe hilfreich und du kannst dich demnächst gekonnt durch schwierige Situationen im Büro manövrieren!